Стандарт работы отдела маркетинга и рекламы

Стандарт работы отдела маркетинга и рекламы АХП

Стандарт работы отдела маркетинга и рекламы АХП устанавливает финансовые и организационные основы функционирования системы продвижения СЗР АХП на рынках сбыта, компетенцию и деятельность организаций, осуществляющих функции продвижения; устанавливает порядок компенсации маркетинговых затрат; регулирует отношения между АХП и компаниями, продвигающими ее продукцию (Дистрибьюторами).

Целью настоящего Стандарта является формирование единой системы продвижения, реализации и применения СЗР и единых стандартов деятельности АХП и его Дистрибьюторов, в связи с чем соблюдение требований данного Стандарта является обязательным для всех Дистрибьюторов АХП.

Дополнительные термины к настоящему Стандарту:

План маркетинговых мероприятий – согласованный план мероприятий, который Стороны обязуются выполнить в течение определенного периода времени.

Маркетинговая активность – комплекс мероприятий, проводимый АХП и Дистрибьюторами, по продвижению СЗР, за исключением прямых личных продаж.

Продвижение продукции – комплекс мероприятий, направленных на формирование спроса, стимулирование сбыта, повышение уровня информированности клиентов о продукции, входящей в ассортимент СЗР АХП.

Отчетным периодом является один год с января по декабрь.

Регламент согласования маркетинговых мероприятий

Формирование плана маркетинговых мероприятий основывается на комплексном подходе к продвижению СЗР и является неотъемлемой частью Договора о дистрибуции и партнерстве.
Дистрибьютор предоставляет до 20 августа текущего года на согласование в отдел маркетинга АХП план-смету планируемых затрат на предстоящий год. В смете должны быть указаны все статьи затрат, подлежащие компенсации. Смета согласовывается руководителями отдела маркетинга и АХП в течение 10 рабочих дней и вносится в годовой бюджет для согласования. Возвращается смета Дистрибьютору с учетом всех замечаний и пожеланий при их наличии.
Дистрибьютор имеет право вносить предложения по рекомендации включения в план маркетинговых мероприятий на следующий год в срок до 20 августа (см. Приложение №1). Такие мероприятия, включенные в план маркетинговых мероприятий, считаются запланированными.
Отдел маркетинга и рекламы АХП имеет право:

отправить маркетинговый план на доработку;
запросить недостающую для утверждения информацию;
рекомендовать проведение того или иного мероприятия для продвижения СЗР.
- Незапланированными являются мероприятия, информация о проведении которых поступила позже 20 августа. В этом случае решение об участии в данном мероприятии принимается АХП индивидуально.
- Если мероприятие по независящим от Дистрибьютора причинам не может быть согласовано в установленный срок (нет информации от организаторов), то решение о компенсации мероприятия принимается АХП.
- В случае если Дистрибьютор провел либо принял участие в мероприятии и сообщил об этом в отдел маркетинга и рекламы АХП постфактум, вне зависимости от того, соответствуют ли эти мероприятия требованиям настоящего Стандарта или нет, затраты на организацию данного мероприятия не компенсируются.
- Внесение корректировок возможно подачей заявки в отдел маркетинга и рекламы АХП за 30 дней до назначенного мероприятия или за 10 дней до регистрации, в зависимости от сроков подачи заявки на участие в данном мероприятии.
- Компенсация маркетинговых расходов происходит путям списанием с дебиторской задолженности на подтвержденную документами сумму.
- Для компенсации маркетинговых затрат Дистрибьютор обязан предоставить пакет подтверждающих документов.
- Дистрибьютору рекомендуется в течение года направлять маркетинговые усилия на продвижение СЗР АХП в следующих направлениях:
провести не менее одной закладки демонстрационного/производственного опыта совместно с ведущим хозяйством данной территории или научного центра. Данное мероприятие необходимо подтвердить отчетом по существующей форме и фотографиями (не менее трех) в течение сезона, подтверждающими эффективность работы препарата;
участвовать в федеральных и региональных выставках, мероприятиях ко дню поля, дню работника сельского хозяйства и других подобных мероприятий, организуемых администрацией края/области, управлениями/министерствами сельского хозяйства и так же организовывать таковые самостоятельно;
оформить бренд-зону в фирменном стиле АХП (или SCS.technology), для чего будут предоставлены визуальные изображения логотипа АХП (или SCS.technology), образцы продукции, рекламные материалы АХП, в соответствии с перечнем состава бренд-зоны на текущий год. При необходимости замены предоставленных для оформления бренд-зоны материалов, пришедших в негодность, потерявших внешний вид, своевременно сообщать об этом в отдел маркетинга и рекламы АХП;
размещать информацию об АХП и его СЗР на своем сайте (при наличии сайта);
ежеквартально размещать рекламу о СЗР АХП в специализированных сельскохозяйственных изданиях, в региональных СМИ, направленных на потенциальных покупателей; либо производить адресные рассылки рекламной информации (Direct-mail);
участвовать в рекламных, стимулирующих и мотивационных акциях, проводимых АХП, исполняя все необходимые задачи в рамках акций;
размещать наружную рекламу СЗР АХП.
- В штате Дистрибьютора должен быть специалист по маркетингу или менеджер по рекламе, либо специалист, на которого возложены функции по маркетингу и рекламе.
- Все документы, касающиеся маркетинговой активности Дистрибьютора (план-сметы, заявки, согласования, служебные записки, т.д.), направляются на руководителя отдела маркетинга и рекламы АХП либо на закрепленного сотрудника отдела маркетинга и рекламы АХП.
- АХП обязуется обеспечить пакетом рекламных материалов для продвижения СЗР. Размер и состав согласовывается дополнительным соглашением между Сторонами.
- Доставка рекламной продукции осуществляется после получения заявки в свободной форме, отправленной Дистрибьютором на почту руководителя отдела маркетинга и рекламы АХП и продублированной в Битрикс24, в ответственных лицах указать руководителя отдела маркетинга и рекламы АХП.

В заявке необходимо указать: наименование рекламной продукции, количество, дата получения, цель использования материалов (для проведения мероприятия, для работы в сезоне продаж и т.д.), а также контактные данные получателя (юридическое наименование организации, ИНН, фактический адрес доставки, ФИО контактного лица, телефон).

Сроки на доставку рекламной продукции, включенной в бюджет АХП (при фактическом наличии продукции на момент подачи заявки):

полиграфия — 14 рабочих дней;
брендированная сувенирная продукция — от 20 рабочих дней, по дополнительному согласованию;
алтайская сувенирная продукция — от 15 рабочих дней.
- Рекламные материалы предоставляются Дистрибьютору на условиях Договора о дистрибуции и партнерстве или Дистрибьютор может изготавливать их самостоятельно, в этом случае нужно сделать запрос на макеты в отдел маркетинга и рекламы АХП. Для размещения в СМИ рекламных модулей, статей и пресс-релизов необходимо четко соблюдать разработанный фирменный стиль СЗР и параметры использования логотипа АХП, изображения препаратов и размещаемых фотографий. Дистрибьютор может, при необходимости, добавить в макет свой адресный блок и логотип и согласовать количество выходов и стоимость размещения. Макеты рекламных модулей предоставляются Дистрибьютору бесплатно. При необходимости использования логотипа АХП его можно скачать с сайта http://www.tdahp.ru/. На всех рекламных материалах, продвигающих СЗР АХП, должны соблюдаться требования к фирменному стилю и логотипу АХП.
- Дистрибьютор обязан предоставить полный пакет документов для рассмотрения включения выставочного мероприятия в маркетинговый план:
чертеж либо схему расположения выставочной площадки;
макет оформления выставочной площадки;
дизайн-макеты рекламных материалов для оформления экспозиции и организации работы с конечными потребителями;
опись предоставленных для компенсации документов.
- После проведения маркетингового мероприятия Дистрибьютор предоставляет в отдел маркетинга и рекламы АХП:
отчет о проведенном мероприятии, в срок 5-7 рабочих дней после окончания мероприятия;
письмо-заявку на имя генерального директора АХП о компенсации затрат с приложением сметы фактически понесенных затрат, форма компенсации и размер компенсации обговаривался заранее (указать, что компенсируется только сумма ранее согласованная);
копии документов, подтверждающих затраты Дистрибьютора, заверенные подписью и печатью Дистрибьютора (акты выполненных работ, счета-фактуры);
фото и/или видеоотчет о проведении выставки, акции или ином маркетинговом мероприятии, в котором должны в обязательном порядке быть отражены все основные моменты проведения мероприятия (стенд, экспозиция, сотрудники, конкуренты, посетители). На фотографиях должна присутствовать дата (число, день, месяц);
каталог выставки;
прайс-лист выставочной компании;
копию договора между выставочной компанией и Дистрибьютором об участии в выставке. В случае если для организации выставки Дистрибьютор привлекал другие фирмы (строительство стенда, проведение шоу-программы, разгрузочно-погрузочные работы и т.п.), дополнительно предоставляются копии отчетных документов от этих фирм: договор об оказании услуг, счета-фактуры, акта приема-сдачи выполненных работ/услуг;
- Срок подачи отчетных документов для компенсации затрат – не позднее 1 месяца после проведения мероприятия/выхода рекламной информации.
- При нарушении данного порядка и сроков подачи отчетных документов компенсация затрат не производится.
- В случае несоответствия проведенного мероприятия настоящему Стандарту, или предоставления для компенсации неполного пакета необходимых документов, или завышения цен решение о выплате/отказе в компенсации остается за АХП.
- В случае проведения Дистрибьютором рекламы СЗР АХП совместно с продукцией других производителей компенсация затрат производится пропорционально доле затрат по СЗР АХП и остается на рассмотрение АХП.

Стандарт организации и проведения маркетинговых мероприятий

Стандарт оформления бренд-зоны Дистрибьютором

Цели оформления бренд-зоны АХП в Дистрибьюторской сети:

повышение информированности покупателей о СЗР АХП;
повышение узнаваемости бренда АХП;
демонстрация выгод и преимуществ СЗР АХП.

Стандартный состав бренд-зоны

Сертификат Дистрибьютора. Располагается на стене в кабинете отдела продаж.
Рекламные плакаты формата А2 с изображениями СЗР АХП располагаются на стенах торгового зала либо отдела продаж. Возможно как размещение всех плакатов на одной стене, так и по несколько плакатов на разных стенах. Главное, чтобы плакаты были в зоне видимости приходящих в компанию покупателей. При наличии розничных магазинов необходимо разместить плакаты в зоне возле кассы либо в месте, доступном для свободного обзора покупателей.
Брендированные информационные стойки под POS-материалы АХП.
POS-материалы: листовки, буклеты, каталоги СЗР АХП.

Контроль

Ежеквартально производится региональными директорами по продажам. Результаты передаются в отдел маркетинга и рекламы АХП. Способ контроля: фотографии бренд-зоны с указанием даты съемки.

Размещение рекламных материалов в торговых залах

Рекламные материалы АХП в торговых залах официальных Дистрибьюторов должны:

находиться непосредственно возле точки продаж оформляемого товара или на пути следования к нему;
располагаться в удобной для просмотра потенциальными покупателями зоне;
быть актуальными, так как материалы определенной рекламной кампании работают только ограниченное время.

Обучение персонала Дистрибьютора

Менеджер по рекламе либо сотрудник, на которого возложены функции маркетолога, обязан:

взаимодействовать с отделом маркетинга и рекламы АХП;
планировать с АХП маркетинговую деятельность;
взаимодействовать со СМИ;
своевременно представлять в АХП документы на компенсацию маркетинговых затрат;
своевременное представлять в АХП отчеты о проведенных маркетинговых мероприятиях;
участвовать в подготовке и закладке опытов, организации выставок, презентаций и т.д.

Специалисты отдела продаж Дистрибьютора также должны обязательно проходить обучение в АХП для повышения квалификации в технологии успешных продаж СЗР и по работе с возражениями. По итогам прохождения обучения специалисты отделов продаж должны проходить аттестацию. Специалисты отделов продаж Дистрибьютора становятся участниками мотивационных программ АХП, направленных на повышение их лояльности.

Размещение информации об АХП и его СЗР на сайте Дистрибьютора

На своем сайте Дистрибьютор отражает новости по продвижению СЗР (пресс- и/или пост-релизы о проведенных мероприятиях), информацию об акциях, проводимых как самим Дистрибьютором, так и АХП. Причем новости должны быть актуальными, т.е. все мероприятия, проводимые Дистрибьютором, должны быть освещены посредством размещения информации на Дистрибьюторском сайте не позднее 5-7 дней после мероприятия. На сайте Дистрибьютора обязательно должны присутствовать: логотип АХП, информация о СЗР АХП, ссылка на сайт АХП http://www.tdahp.ru и на сайт препаратов

SCS https://www.scs.technology

Контент должен быть предварительно согласован с отделом маркетинга и рекламы АХП.

Участие в специализированных выставочных мероприятиях (выставки, конференции, дни поля, т.д.)

Участие в специализированных выставочных мероприятиях (далее – выставках) не менее одного раза в год является обязательным условием для выполнения плана маркетинговых мероприятий Дистрибьютора.

Выставки являются одним из ключевых элементов комплекса маркетинга и служат точкой пересечения большого количества продавцов и покупателей. Основное достоинство выставки – в очень короткий срок (как правило, 1-3 дня), компания, участвующая в выставке, охватывает большое число заинтересованных потребителей. Причем клиенты сами приходят на выставку. Главная задача заинтересовать их в своем товаре и предложить оптимальные условия для покупки. Цели участия в выставках могут быть различными: презентация нового товара, изучение спроса на продукцию, поддержание уровня информированности о товаре среди целевой аудитории и т.д.

Дистрибьютор участвует в выставке с линейкой CЗР, согласованной с отделом маркетинга и рекламы АХП.

Этапы организации участия в выставке:

1) Принятие решения об участии в выставке

Решение об участии в той или иной выставке принимается Дистрибьютором на этапе составления плана маркетинговых мероприятий. После подписания Договора о дистрибуции и партнерстве Дистрибьютор должен спланировать участие в выставочных мероприятиях, проводимых на Закрепленной Территории, и указать их в маркетинговом плане не позднее 20 августа текущего года.

Мероприятие, не прошедшее процедуру согласования, не компенсируется.

В случае переноса срока проведения выставки Дистрибьютор своевременно подает соответствующую информацию в отдел маркетинга и рекламы АХП.

2) Получение пакета документов от выставочной организации

На этапе подготовки от организаторов выставки необходимо получить следующие документы:

Заявка на участие в выставке. В заявке указываются: бронируемая площадь (открытая, закрытая); размещение рекламы в каталоге выставки; дополнительное оборудование; прайс-лист; регистрационный взнос; возможные скидки.
План-схема открытой и закрытой территории. Схема необходима для выбора наиболее выгодного места расположения экспозиции.
Договор об оказании услуг с выставочной организацией.
Программа мероприятия. Включает в себя расписание всех мероприятий, проходящих во время выставки.

3) Выбор места на выставке

Наиболее выгодными считаются места: у входа в павильон; у главных проходов; на пересечении проходов; в центре павильона; на первом этаже (в зависимости от павильона); в профильном секторе (раздел СЗР).

Необходимо добиваться для стенда АХП лучшего места на выставке. Приоритет в выборе места, как правило, получают экспоненты, которые первыми подают заявки на участие. Чем раньше поступает обращение к организаторам по поводу бронирования площади, тем больше шансов занять выгодную позицию на выставке.

4) Составление сметы расходов

Смета расходов на проведение выставки состоит из следующих статей:

оплата регистрационного взноса в процентном соотношении от СЗР АХП;
аренда выставочной площади и застройка стенда (Дистрибьютору указанные затраты компенсируются при условии участия в выставке строго в соответствии с фирменным стилем СЗР АХП);
оплата участия в конкурсе (при получении награды на выставке Дистрибьютору компенсируются указанные затраты при условии подачи документов на участие непосредственно от АХП);
размещение рекламы об АХП и его СЗР в каталоге выставки;
транспортные расходы на доставку рекламного реквизита АХП;
заказ необходимого рекламно-сувенирного реквизита АХП;
расходы на проведение рекламной кампании в СМИ.

Затраты компенсируются согласно Договору о дистрибуции и партнерстве.

Несогласованные с отделом маркетинга и рекламы АХП затраты не компенсируются!

Кроме того, на выставке возникают расходы по работе выставки (автотранспорт для доставки персонала Дистрибьютора на мероприятие, питание VIP клиентов, фуршеты). Данные затраты компенсации не подлежат.

5) Рабочий план участия в выставке

Рабочий план участия в выставке передается по электронной почте и/или в Битрикс24 на руководителя отдела маркетинга и рекламы АХП для согласования за 30 дней до даты проведения мероприятия.

В предварительном плане организации мероприятия указываются: тип мероприятия, название, место проведения, бюджет и т.д.

На основании полученных документов составляется рабочий план участия в выставке (форма заполнения в Приложении №2).

Рабочий план – это подробное описание того, как будет организовано участие в выставке. В плане описываются такие моменты, как рекламная кампания на выставке, вид стенда, подробно описывается работа на выставке, перечень рекламных материалов АХП.

6) Предвыставочная маркетинговая программа

Для достижения успеха на выставке нельзя ограничиваться арендой места и строительством стенда. Необходимо активно привлекать целевую аудиторию на стенд.

Средства информирования посетителей:

почтовые рассылки;
е-mail рассылки, sms-оповещения;
факсовые рассылки;
телемаркетинг (приглашение по телефону);
размещение анонсов в СМИ;
размещение информации на сайте компании;
личные приглашения (на встречах).

Необходимо заранее (за 1-2 месяца) побеспокоиться об организации рекламной кампании в СМИ.

За 1 месяц до начала выставки необходимо разместить анонсы в профильных СМИ об участии компании в выставке. Анонс включает в себя логотип, сроки и место проведения выставки, номер павильона, зала и стенда компании, аргументы в пользу посещения данного стенда.

За 1-2 недели до начала выставки необходимо пригласить представителей региональных СМИ (телевидение, газеты, журналы — это должны быть проверенные издания и журналисты, предварительно список приглашенных согласовывается с отделом маркетинга и рекламы АХП) для освещения участия компании в выставке. Журналистов необходимо обеспечить подробной информацией об АХП и о самом мероприятии.

7) Обеспечение мероприятия рекламными материалами и бизнес-сувенирами

Минимум за 1 месяц до начала выставки необходимо заказать рекламные материалы для выставки.

Для выставок можно заказывать следующие виды сувениров:

промо-сувениры – недорогие сувениры, которые раздаются в больших количествах;
бизнес-сувениры – небольшие подарки, которые вручаются при личных встречах на первом и втором этапе переговоров с конечными покупателями.

8) Подготовка персонала

Необходимо очень серьезно подходить к выбору персонала для работы на выставке. Работа на выставке крайне утомительна и сильно отличается от работы в офисе. Это высшая точка напряжения сил для решения задач компании: продвижения продукции, поиска клиентов, поддержания отношений с партнерами, изучения конкурентов и т.д.

В выставке могут принимать участие:

стендовая команда (руководство компании, менеджеры по продажам, технические специалисты, промоутеры и т.д.);
сервисная команда (грузчики, водители, обслуживающий персонал).

Перед началом выставки следует обязательно провести инструктаж персонала, который будет работать на выставке, провести тренинг по работе с возражениями.

9) Выставочные образцы продукции

Данные образцы заказываются согласно формату мероприятия в нужном количестве за 30 рабочих дней.

10) Монтаж экспозиции

Застройку стенда желательно произвести за 2 дня до начала выставки. Сроки устанавливают организаторы выставки. Сроки застройки стенда также согласовываются с компанией-застройщиком. Стенд должен быть полностью готов за день до открытия выставки. Компания-застройщик сдает экспозицию «под ключ» согласно акту выполненных работ.

11) Работа на выставке

Администратор стенда по технической части должен приходить за 1-2 часа до открытия выставки, чтобы открыть стенд, встретить персонал, навести порядок. Администратор стенда по коммерческой части должен прибыть за 1 час, провести краткий инструктаж, разложить рекламную продукцию, подготовить регистрационные листы.

Во время выставки необходимо сделать фотоотчет. На фотографиях должна быть проставлена дата фотосъемки.

12) Демонтаж экспозиции

По окончании выставки необходимо организовать демонтаж стенда.

13) Сбор сопроводительных документов

По окончании мероприятия необходимо получить от организаторов выставки следующие документы: акты выполненных работ, счета-фактуры, каталог выставки, фотоотчет о проведении рекламной кампании (если применимо) и другие материалы, а также документы по установленному порядку компенсации: отчет о посетителях, копии регистрационных листов.

14) Предоставление документов на компенсацию затрат

Не позднее 1 месяца после проведения мероприятия Дистрибьютор отправляет в отдел маркетинга и рекламы АХП документы на компенсацию маркетинговых затрат на проведение выставки (порядок и условия компенсации маркетинговых затрат изложен в пунктах №№ 1.19-1.23 к настоящему Стандарту).

Стандарт проведения презентаций и семинаров Дистрибьютором

По степени воздействия на целевую аудиторию презентация – это один из мощнейших видов маркетинговых мероприятий.

Цели презентации: создание знания о новом товаре или услуге, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, достижение предпочтения марке.

Ценность мероприятия заключается в том, что работа ведется только с целевой аудиторией, потенциально заинтересованной в товаре, внимание потребителей сосредоточено только на докладчике и товаре.

Этапы подготовки презентации:

Определение формата проведения презентации
Определение состава участников
Подготовка сценария презентации
Сбор и анализ информации о клиентах
Выбор помещения для проведения презентации
Рассылка приглашений
Работа со СМИ
Организация фото- и видеосъемки мероприятия
Обеспечение необходимой информационной, рекламной и сувенирной продукцией
Подготовка и составление отчета

1) Определение формата презентации

Презентация – это одно из ключевых мероприятий всего комплекса методов продвижения СЗР АХП.

Формат презентации зависит от многих условий: от времени года (на открытом воздухе, в конференц-зале), от наличия заложенных опытов (с демонстрационными полями или без них, с использованием мультимедиа), от числа участников (мини-презентация 5-10 человек, обычная презентация 25-30 человек).

Независимо от погодных условий, количества участников, наличия демонстрационных полей, презентация СЗР АХП должна быть тщательно подготовлена и проведена на самом высоком уровне.

2) Определение состава участников

Оптимальное количество приглашенных на презентацию – до 30 человек.

Необходимо распределить выбранных клиентов по группам, исходя из условия: одна презентация – одна группа – 30 человек. Например, на одну презентацию приглашаются представители (руководитель + агрохимик) 12-ти хозяйств из 2-х районов (24 чел.) и представители (по 2 чел.) администраций этих районов, представители СМИ.

В сезон, когда невозможно собрать одновременно большое количество потенциальных покупателей, можно устроить мини-презентацию. Количество человек – до 10. Порядок проведения такой же, как и у обычной презентации:

собирается небольшая группа покупателей;
раздаются рекламные материалы;
рассказывается о механизме действия и конкурентных преимуществах препаратов.

Плюс такой презентации заключается в том, что тратится минимальное количество времени и денежных средств. Такие мероприятия можно проводить в течение всего сельскохозяйственного сезона.

Важно!

Во время проведения подобной презентации необходимо грамотно работать с целевой аудиторией. Такой формат презентации означает более неформальный стиль общения участников. Специалист, который будет проводить подобную презентацию, должен иметь очень высокий уровень подготовки и должен быть готов отвечать на любые вопросы, касающиеся компетенций препарата, продаж и агросопровождения.

3) Подготовка сценария презентации

Подготовка сценария имеет своей целью в свободной, но достаточно подробной форме изложить содержание мероприятия. В сценарии указываются:

дата и место проведения презентации;
состав приглашенных участников;
краткое содержание презентации;
список инвентаря, организуемый бюджет.

4) Сбор и анализ информации о клиентах

Сбор и анализ данных о клиентах является первостепенным условием эффективной подготовки любого мероприятия. Необходимость проведения данной работы на этапе подготовки к презентации обусловлена тем, что собранная информация позволит более тщательно подготовиться к презентации. Каждый клиент обладает различными характеристиками и потребностями, знание которых помогает предвидеть вопросы и возражения, лучше подготовиться к ответам.

5) Помещение для проведения презентации

Это должно быть тихое, светлое, чистое, хорошо вентилируемое/кондиционируемое помещение. В помещении размещается следующая мебель, оборудование и материалы:

стулья: по количеству приглашенных плюс 5-6 стульев для внеплановых гостей;
оборудованное место для выступающего участника;
мультимедийный проектор, компьютер, экран для проведения презентации;
доска и маркеры (по необходимости);
телевизор с большим экраном и DVD;
стол для регистрации гостей с табличкой «Регистрация» и стул для помощника, который будет регистрировать гостей;
два стола, на которых находятся диспенсер с водой, чай, кофе, сахар, печенье, минеральная вода, салфетки, рекламные материалы, и рядом со столом – корзина для мусора.

6) Рассылка приглашений

Подготовить приглашения с обязательным указанием адреса и места проведения презентации.
Разослать приглашения. Можно воспользоваться почтой, факсом, sms-рассылкой и/или вручить приглашения во время визита за 2 недели (минимум 1 неделю) до начала мероприятия.
За 3-4 дня до мероприятия сделать контрольный звонок приглашенным участникам, уточнить об их намерении посетить презентацию и еще раз напомнить о дате и времени ее проведения.

7) Работа со СМИ

Предложение представителей СМИ о размещении информации о СЗР и АХП в различных информационных источниках (как платное, так и бесплатное) должно быть предварительно одобрено специалистом отдела маркетинга и рекламы АХП, чтобы проверить такой источник на предмет размещения в нем исключительно материалов из официальных источников. Все рекламные материалы до размещения в информационном источнике согласовываются специалистом отдела маркетинга и рекламы АХП. Размещение материалов о СЗР АХП Дистрибьютором в СМИ за свой счет приветствуется, но не является обязательным. Расходы Дистрибьютора на размещение информации о СЗР АХП в СМИ не подлежат к возмещению со стороны АХП (если иное заранее не было согласовано АХП и Дистрибьютором и утверждено в письменном виде).

При наличии таковой возможности или при получении приглашения к размещению информации в проверенном источнике, для освещения презентации необходимо пригласить представителей районных и региональных СМИ (телевидение, радио, газеты, журналы). Приглашенные к началу главных событий журналисты получают на месте действия информационный пакет материалов – пресс-папку, куда входят: информационная справка об АХП; справка о СЗР, выпускаемых и реализуемых АХП; пресс-релиз, анонсирующий мероприятие.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде для упрощения процесса написания будущих материалов. Такой набор может включать в себя:

пресс-релиз;
информационные справки о Дистрибьюторе и Производителе презентуемого продукта;
информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать, с указанием должности и темы выступления;
рекламные материалы Дистрибьютора и Производителя; фото- и видеоматериалы на электронном носителе;
ручку для записи и блокнот;
программу проведения презентации;
небольшой сувенир, брендированный АХП.

8) Организация фото и видеосъемки мероприятия

Фото с каждого мероприятия должны быть цветными и четкими, а также фиксировать суть мероприятия главных действующих лиц. Сохраняются фотографии в формате jpg, разрешение фотографий не менее 2000 пикселей по широкой стороне.

9) Рекламная, сувенирная продукция

Данная продукция заказывается заблаговременно до начала мероприятия согласно Стандарту.

10) Отчет о проведении мероприятия

По окончании мероприятия необходимо предоставить ряд документов, подтверждающих факт проведения презентации:

отчет о проведении мероприятия (описание хода подготовительных работ, проведение презентации);
копии бланков регистрации;
ксерокопии статей, подтверждающих освещение данного мероприятия в прессе;
подборка смонтированных видеороликов, вышедших в эфир;
фотоотчет с датой в электронном виде (20-30 снимков);
помещение для регистрации участников;
место проведения презентации;
выступление ведущего;
оформление помещения, где проходила презентация;
обзорная фотография с участниками презентации.

2.6 Семинары

Участие в семинарах желательно для Дистрибьюторов АХП. В управление сельского хозяйства необходимо заранее получить график проведения районных совещаний, семинаров.

Цель участия в подобных мероприятиях: презентовать товар, объявить об акциях, проводимых АХП либо Дистрибьютором.

Сложность проведения подобных мероприятий заключается в следующем: чаще клиенты туда приезжают по «указанию сверху»; на подобных мероприятиях присутствуют конкуренты, которые тоже будут проводить презентации своих продуктов. Поэтому задача маркетолога заключается в подготовке короткой, но очень информативной, яркой презентации, чтобы заинтересовать тех, кто приехал просто формально присутствовать на мероприятии, а также маркетолог должен перетянуть внимание с продукции конкурентов на СЗР АХП.

Наружная реклама

Наружная реклама (щиты, лайт-боксы, растяжки и др.) – это магнит, притягивающий всеобщее внимание к продвигаемому продукту. Наружная реклама влияет на рост узнаваемости бренда как ГК АХП, так и компании-Дистрибьютора. Привлечение внимания, оборачивающееся получением прибыли, происходит лишь в том случае, когда наружная реклама грамотно спланирована и размещена.

Основная цель размещения информации на рекламных щитах – привлечь максимальное количество взглядов, заинтересовать и остаться в памяти. В комплексе маркетинговых мероприятий по продвижению СЗР АХП размещение наружной рекламы может носить как временный (поддержка определенных мероприятий, акций), так и постоянный характер. Рекомендуется размещение продолжительностью не менее 3-4 месяцев для формирования устойчивого эффекта от размещенной информации, ее полноценного восприятия и запоминания.

Дистрибьютору необходимо предоставить на согласование (за 1 месяц, т.к. чаще всего места бронируются именно за месяц до даты размещения) в отдел маркетинга и рекламы АХП:

адресную программу (с предоставлением топографической информации о размещении рекламных щитов);
макет изображения рекламы;
прайс-листы задействованных контрагентов.

Окончательное решение о размещении данного вида рекламы АХП оставляет за собой.

Реклама в СМИ

Размещение публикаций в СМИ (не менее 1-2 раз в 6 месяцев) является обязательным условием для выполнения плана маркетинговых мероприятий Дистрибьютора.

Размещение рекламы в СМИ является одним из важных элементов комплекса маркетинговых мероприятий, проводимых компанией-Дистрибьютором по продвижению СЗР АХП. Контакт с целевой аудиторией посредством данного вида рекламы необходимо поддерживать в течение всего с/х года.

К рекламе данного вида относятся:

реклама по радио;
реклама на телевидении;
модульная и статейная реклама в прессе.
- Дистрибьютору необходимо предоставить на согласование (за 1 месяц до даты размещения) в отдел маркетинга и рекламы АХП:
медиаплан (с указанием названий СМИ, сроков выхода рекламного материала, типа рекламного материала, т.е. статья, модуль, аудио-, видео-ролик и т.п.);
планируемый к размещению материал (на согласование и корректировку);
прайс-листы задействованных контрагентов.

Порядок размещения рекламы в СМИ согласовывается с отделом маркетинга и рекламы АХП.

После размещения в отдел маркетинга и рекламы АХП должны быть переданы:

— в электронном виде: аудио-, видео-ролик; pdf-файл выпуска печатного издания с размещенной статьей и/или рекламным модулем,

— в оригинальном виде: бумажную версию печатного издания с размещенными в ней материалами (в количестве 2-3 штуки).

Интернет-реклама

Использование интернет-ресурсов делает рекламу в Интернете мощным орудием формирования общественного мнения и, в частности, покупательских предпочтений. К наиболее действенным и активно применяемым в интернет-отрасли направлениям рекламы можно отнести следующие виды: размещение информации в каталогах интернет-ресурсов; размещение информации на отраслевых и специализированных сайтах, порталах; регистрация в поисковых системах; размещение на досках объявлений и форумах; размещение новостей и статей через е-mail — маркетинг; модульная (баннерная) реклама; контекстная реклама.

Преимущества использования интернет-рекламы:

возможность проводить рекламную кампанию на целевую (тщательно отобранную) аудиторию, что зачастую невозможно через традиционные рекламоносители;
достаточно низкие затраты на проведение рекламной кампании (в расчете на одного привлеченного клиента затраты на сетевую рекламу в 5-10 раз ниже, чем в общепринятых видах рекламы);
существенное расширение рынков сбыта.

Все материалы предварительно согласовываются с отделом маркетинга и рекламы АХП.

Стандарты отчетности

Для подтверждения реализации плана маркетинговых мероприятий в полном объеме Дистрибьютор ежемесячно, не позднее 25 числа каждого следующего за текущим месяца, направляет в отдел маркетинга и рекламы АХП отчет о проведенных мероприятиях. При возникновении корректировок плана маркетинговых мероприятий на следующий месяц Дистрибьютор обязан также до 25 числа текущего месяца сообщить о намеченных изменениях с указанием причин корректировки.

Порядок и условия компенсации маркетинговых затрат описаны в пунктах №№ 1.19-1.23 данного Стандарта.