УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ СТАНДАРТ
Управленческий стандарт устанавливает в рамках Системы функции и полномочия АХП, Координационного комитета и Согласительной комиссии, закрепляет порядок формирования, деятельности и принятия решений Согласительной комиссии и Координационного комитета, а также схему и порядок взаимодействия Дистрибьютора и АХП.
Целью настоящего Стандарта является формирование единой системы продвижения, реализации и применения СЗР, установление системы управления Дистрибуцией, упорядочение и унификация работы АХП с Дистрибьюторами в рамках Договора о дистрибуции и партнерстве.
- Общие положения. Порядок взаимодействия Дистрибьютора и АХП
1.1. АХП, являясь правообладателем и владельцем Комплекса прав на использование Системы работы, изготовителем и поставщиком СЗР, разработал и установил для Дистрибьюторов новую концепцию Дистрибуции СЗР, нашедшую отражение в Договоре о дистрибуции и партнерстве.
1.2. Основные права и обязанности АХП и Дистрибьютора в рамках новой концепции изложены в Договоре о дистрибуции и партнерстве, а также в приложениях к данному Договору, являющихся его неотъемлемой частью.
1.3. В целях систематизации и унификация работы АХП с Дистрибьюторами в рамках Договора о дистрибуции и партнерстве устанавливается следующий порядок (схема) взаимодействия Дистрибьютора и АХП.
1.3.1. Для решения любых вопросов, связанных с реализацией Договора о дистрибуции и партнерстве, а также вопросов согласования и исполнения условий сделок, заключаемых в рамках данного Договора, Дистрибьютор взаимодействует с закрепленным за ним Куратором.
1.3.2. Решение оперативных вопросов, в том числе вопросов о подготовке договоров, оформлении первичной бухгалтерской документации, отгрузочных документов, сверке взаимных расчетов, обмене оригиналами документов и получении справочной информации, осуществляется Дистрибьютором через Координатора (помощника Куратора).
1.3.3. В случае возникновения у Дистрибьютора вопросов профильной направленности отделов и служб АХП, Дистрибьютор вправе обратиться с такими вопросами напрямую к закрепленному за ним специалисту соответствующего отдела (службы) или через Куратора и Координатора.
Контактные данные специалистов АХП предоставляются Дистрибьютору Координатором.
1.4. Профильные отделы и службы АХП, предоставляющие оперативную поддержку Дистрибьютору:
- Юридический отдел;
- Служба экономической безопасности;
- Агрохимический отдел;
- Отдел маркетинга и рекламы;
- Отдел логистики и складского хозяйства;
- Финансово-экономический отдел и бухгалтерия.
- Координационный комитет
2.1. Общее руководство системой Дистрибуции СЗР как на территории Российской Федерации, так и на территории зарубежных стран осуществляется Координационным комитетом.
2.2. Координационный комитет состоит из уполномоченных руководителей и специалистов АХП, а также Кураторов Дистрибьюторов. Полный состав Координационного комитета созывается при проведении плановых заседаний два раза в Календарный год.
В усеченном составе Координационный комитет может собираться в любое время. Персональный состав в таком случае зависит от вопросов, стоящих на повестке соответствующего заседания, задействованных в их решении специалистов (в том числе Куратор) и от того каких Дистрибьюторов такие вопросы касаются. В частности, в состав Координационного комитета для определенного заседания входят кроме руководителей АХП, Куратор и специалисты АХП, закрепленные за Дистрибьютором, в отношении которого планируются к разрешению вопросы, стоящие на повестке дня.
2.3. К компетенции Координационного комитета относятся все вопросы руководства системой Дистрибуции, в том числе приведенные в п. 2.4. настоящего раздела Стандарта, за исключением вопросов, отнесенных к компетенции Согласительной комиссии.
2.4. К числу полномочий Координационного комитета относятся:
2.4.1. обеспечение необходимого взаимодействия между Дистрибьюторами;
2.4.2. оказание содействия Дистрибьютору в защите прав, предоставленных по Договору о дистрибуции и партнерстве, со стороны третьих лиц, создание условий для недопущения нарушения таких прав другими Дистрибьюторами;
2.4.3. в случаях, предусмотренных Договором о дистрибуции и партнерстве, совместное планирование с Дистрибьютором мероприятий для осуществления освоения и разработки Территории на определенный срок;
2.4.4. контроль выполнения взятых на себя обязательств Сторонами Договора о дистрибуции и партнерстве, а также контроль выполнения запланированных мероприятий по освоению Территории Дистрибьютором;
2.4.5. решение вопросов о размере и форме компенсации затрат Дистрибьютора на маркетинговые мероприятия;
2.4.6. предоставление Дистрибьютору привилегий и приоритетов;
2.4.7. присвоение Дистрибьютору статуса Мастера дистрибуции;
2.4.8. решение вопросов о привлечении Дистрибьютора к ответственности, предусмотренной Договором о дистрибуции и партнерстве.
2.5. Плановые заседания Координационного комитета проводятся два раза в один Календарный год.
Кроме очередных плановых заседаний Координационного комитета по инициативе руководства АХП или Кураторов Дистрибьюторов могут созываться внеочередные заседания.
Организация заседаний Координационного комитета осуществляется Секретарем, избираемым из состава членов комитета сроком на один год. Секретарь Координационного комитата также ведет протоколы заседаний и обеспечивает доведение до сведения Дистрибьюторов принятых на заседаниях решений.
2.6. В случае, если имеется необходимость выяснить мнение или получить пояснения Дистрибьютора по существу рассматриваемых вопросов, Дистрибьютор приглашается на заседание Координационного комитета. При отсутствии у Дистрибьютора возможности лично присутствовать на заседании комитета, получение от Дистрибьютора соответствующей информации может быть обеспечено посредством телефонной или видео-конференц-связи, а также посредством предоставления Дистрибьютором необходимых документов и письменных пояснений эл. почтой.
2.7. Решения Координационного комитета являются для Дистрибьютора обязательными.
2.8. О решениях, принятых по результатам заседаний Координационного комитета, Дистрибьюторы извещаются путем размещения информацию на официальном сайте АХП и/или в Битрикс24, если такие решения касаются всех или большинства Дистрибьюторов, и на личной странице Дистрибьютора в Битрикс24, если решения носят индивидуальный характер.
- Согласительная комиссия
3.1. Согласительная комиссия является совещательным органом и инструментом участия Дистрибьюторов в создании общей системы продвижения и рынка СЗР.
3.2. Согласительная комиссия состоит из авторизованных представителей рынка (Дистрибьюторов), которые осуществляют деятельность по продвижению, реализации и применению СЗР в соответствующем регионе (субъекте Российской Федерации), и назначенных специалистов АХП.
3.3. Руководство работой Согласительной комиссии осуществляет АХП.
3.4. К компетенции Согласительной комиссии относятся:
- разработка единой стратегии деятельности Дистрибьюторов по продвижению СЗР в регионе;
- планирование общих мероприятий для создания единого рынка инновационных средств защиты растений и перспектив для его расширения;
- согласование общей позиции участников рынка по взаимодействию с органами государственной власти и местного самоуправления в регионе;
- разрешение споров при конфликте интересов Дистрибьюторов;
- решение сложных вопросов стратегического характера, не нашедших своего закрепления в тексте Договора о дистрибуции и партнерстве.
3.5. Заседания Согласительной комиссии соответствующего региона проводятся не реже одного раза в один Календарный год в соответствии с утвержденным АХП планом. По инициативе АХП, в том числе в связи с обращением любого из Дистрибьюторов в регионе, могут созываться внеочередные заседания Согласительной комиссии.
По предложению АХП или Дистрибьюторов может быть созвано межрегиональное заседание Согласительной комиссии Дистрибьюторов нескольких регионов.
Участие Дистрибьюторов в заседаниях Согласительной комиссии осуществляется на принципах добровольности и самоуправления.
3.6. Дистрибьюторы вправе вносить предложения по плану работы Согласительной комиссии, повестке дня ее заседания и порядку обсуждения вопросов, а также участвуют в подготовке материалов к заседанию.
3.7. Для организации заседания Согласительной комиссии АХП назначает Секретаря, который обеспечивает организацию работы, формирует на основе предложений Дистрибьюторов план работы и повестку дня заседания, ведет протоколы заседания Согласительной комиссии и информирует о результатах заседаний и принятых на них решениях в объеме и порядке, согласованном АХП и Дистрибьюторами в ходе заседания.
3.8. Дистрибьюторы обладают равными правами при обсуждении вопросов и голосовании при принятии решений Согласительной комиссией.
3.9. Заседание Согласительной комиссии считается правомочным, если на нем присутствуют более 50 процентов членов, которые должны принять участие в соответствующем заседании.
При отсутствии у Дистрибьютора возможности лично присутствовать на заседании Согласительной комиссии, его участие может быть обеспечено посредством телефонной или видео-конференц-связи, о чем Секретарем делается запись в протоколе. Передача Дистрибьютором права голоса другому Дистрибьютору не допускается.
3.10. Решения Согласительной комиссии считаются принятыми, если за них проголосовало большинство присутствующих на заседании членов Согласительной комиссии. При равенстве голосов решающим является голос АХП.
Принятые Согласительной комиссией решения отражаются в протоколе заседания, который хранится в АХП. Копия протокола заседания по требованию Дистрибьютора направляется последнему не позднее 15 рабочих дней со дня получения такого требования.
АХП и Дистрибьюторы, в том числе которые не присутствовали на заседании Согласительной комиссии своего региона, обязуются приложить все усилия для выполнения решений, принятых на таком заседании.
3.11. АХП и Дистрибьюторы обязаны обеспечить сохранение Конфиденциальной информации в случае, если таковая стала им известной в связи с обсуждением вопросов повестки заседания Согласительной комиссии.