Стандарт работы отдела логистики и складского хозяйства АХП

 

Стандарт работы отдела логистики и складского хозяйства (далее – ОЛ и СХ) АХП устанавливает порядок взаимодействия ОЛ и СХ в части поставок, отгрузок товара с компаниями, реализующими СЗР АХП через дилерские сети в различных регионах (далее – Диcтрибьютор).

Целью настоящего Стандарта является формирование единой системы продвижения, реализации и применения СЗР и единых стандартов деятельности АХП и ее Дистрибьюторов, в связи с чем соблюдение требований данного Стандарта является обязательным для всех Дистрибьюторов АХП.

  1. Общие положения
  • Для эффективного взаимодействия Дистрибьютора со специалистами АХП от лица компании назначается Куратор региона и помощник по сопровождению продаж в регионе (Координатор). По всем вопросам, связанным с продажами, поставками, отгрузками СЗР и документообороту, Дистрибьютор или представитель Дистрибьютора обращается к закрепленным за регионом ответственным лицам посредством обращения к Куратору или Координатору.
  • Любая поставка СЗР в адрес Дистрибьютора всегда осуществляется при наличии подписанного с двух сторон Договора о дистрибуции и партнерстве.

Поставка, отгрузка СЗР осуществляется по следующим вариантам:

  • Заключение договора хранения СЗР, где в роли Хранителя выступает Дистрибьютор. Последующие отгрузки происходят со склада Дистрибьютора.
  • Отгрузка и выдача СЗР представителям Дистрибьютора осуществляется со складов АХП.
  • Доставка СЗР Дистрибьютору по договору поставки собственным или наемным автомобильным транспортом.
  • Доставка СЗР посредством почтово-багажных отправок через транспортные компании.

Дистрибьютор сам обозначает любой удобный для него вариант работы.

  1. Варианты поставки, отгрузки СЗР: условия и документация

2.1.      Заключение договора хранения СЗР

В роли Хранителя выступает Дистрибьютор, в роли Поклажедателя – АХП.

Поставка СЗР в адрес Дистрибьютора осуществляется только после подписания договора хранения с двух сторон. В течение трех суток после предоставления реквизитов подготовленный и подписанный со стороны АХП договор хранения отправляется на указанную электронную почту Дистрибьютора.

Порядок взаимодействия:

  • Поступление СЗР осуществляется на основании Акта приема-передачи ТМЦ (см. Приложение №1).
  • Каждая отгрузка СЗР (списание с хранения) осуществляется после подписанного с двух сторон договора на поставку продукции. Дистрибьютор согласовывает с Куратором региона Заявку на покупку товара (см. Приложение №2). После чего в течение 24 часов Координатором подготавливается следующий пакет документов: договор на поставку товара, счет на оплату товара, товарная накладная и счет-фактура.
  • От Поклажедателя при этом необходимо Разрешение на отгрузку (см. Приложение №3), Акт о возврате ТМЦ (см. Приложение №4). Указанные документы в течение 24 часов отправляются в адрес Дистрибьютора посредством электронной почты, оригиналы отправляются Почтой России или курьерской почтой не позднее 7 рабочих дней после списания товара с хранения. Со стороны Хранителя (Дистрибьютора) в документах необходимо наличие подписей и печати в пунктах Сдал/Принял товар. В случае отсутствия печати, наличие доверенности на получение товара обязательно. Подписанные документы передаются АХП посредством электронной почты, оригиналы – Почтой России или курьерской почтой.

Отсутствие подписи и печати в документах на списание товара приравнивается к недостаче продукции на складе Хранителя.

  • Ежемесячно (до 05 числа следующего месяца) специалистом отдела ОЛ и СХ в адрес Хранителя отправляется отчет о движении ТМЦ в местах хранения для контрольной сверки по отгрузкам товара. В течение трех дней с момента получения отчета, его в обязательном порядке необходимо согласовать и поставить печать Хранителя, подпись ответственного лица и отправить электронной почтой в ОЛ и СХ. Обмен оригиналами осуществляется посредством Почты России или курьерской почты. В случае разногласий незамедлительно сообщить об этом специалисту ОЛ и СХ АХП.
  • Доступ Поклажедателя к товару на склад Дистрибьютора должен быть обеспечен в любое время.

2.2.      Отгрузка СЗР со складов АХП

Порядок взаимодействия:

  • Отгрузка СЗР Дистрибьютору со склада АХП в регионе осуществляется после подписанного с двух сторон договора на поставку продукции. Дистрибьютор согласовывает с Куратором региона Заявку на покупку товара (см. Приложение №2). После чего в течение 24 часов Координатором подготавливается следующий пакет документов: договор на поставку товара, счет на оплату продукции, товарная накладная и счет-фактура.
  • Для осуществления отгрузки СЗР со склада и подготовки пакета документов специалистам ОЛ и СХ необходимы данные от Дистрибьютора: Ф.И.О. получателя товара, паспортные данные, государственный номер и марка автомобиля. Данные передаются любым доступным способом минимум за 4 часа до предполагаемой отгрузки СЗР.

Дистрибьютору (либо его представителю) для получения СЗР на складе необходимо наличие оригинала доверенности либо наличие оригинальной фирменной печати.

2.3.      Доставка СЗР Дистрибьютору по договору поставки

Порядок взаимодействия:

  • Доставка СЗР Дистрибьютору осуществляется после подписанного с двух сторон договора на поставку продукции. Дистрибьютор согласовывает с Куратором региона Заявку на покупку товара (см. Приложение №2). После чего в течение 24 часов Координатором подготавливается следующий пакет документов: договор на поставку товара, счет продукции, товарная накладная и счет-фактура.
  • В указанные в договоре на поставку продукции сроки специалисты ОЛ и СХ осуществляют организацию доставки СЗР Дистрибьютору.
  • За трое суток до выхода автомобиля по маршруту согласуются сроки доставки СЗР и наличие возможности принятия груза на складе Дистрибьютора. За сутки до прихода автомобиля на выгрузку представитель Дистрибьютора уведомляется о прибытии товара. В момент принятия СЗР подписывается транспортная накладная, один экземпляр которой передается водителю.

2.4.      Доставка СЗР посредством почтово-багажных отправок через транспортные компании

Порядок взаимодействия:

  • Доставка СЗР Дистрибьютору осуществляется после подписанного с двух сторон договора на поставку продукции. Дистрибьютор согласовывает с Куратором региона Заявку на покупку товара (см. Приложение №2). После чего в течение 24 часов Координатором подготавливается следующий пакет документов: договор на поставку товара, счет на оплату продукции, товарная накладная и счет-фактура.

Если поставка товара осуществляется по договору хранения, то Дистрибьютору отправляется Акт приема-передачи товара.

  • В заранее обговоренные сроки специалисты ОЛ и СХ осуществляют организацию отправки СЗР Дистрибьютору. Дистрибьютор сам может выбирать транспортную компанию и условия доставки СЗР.

СЗР могут быть доставлены на терминал транспортной компании, откуда Дистрибьютор сам забирает СЗР, либо может быть организована доставка товара до склада Дистрибьютора.

Важно!

  • В случае выбора данного варианта отправки, АХП не несет ответственности за сроки доставки товара, сроки устанавливаются регламентом транспортной компании, сотрудники ОЛ и СХ АХП не могут на них повлиять.
  • В случае отправки СЗР в зимнее время, почтово-багажные отправления осуществляются при условии наличия у транспортной компании доставок товара «в тепле».
  1. Правила хранения и транспортировки СЗР

3.1.      Условия хранения препаратов на складе должны соответствовать требованиям государственных стандартов, техническим условиям производителя, режиму хранения СЗР (включая соблюдение температурного режима в зимнее и холодное время), обеспечивать сохранение свойств и качеств СЗР и способствовать их длительному хранению.

Хранитель несет полную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации за правильное и безопасное хранение СЗР на складе с даты их передачи на хранение.

Хранитель гарантирует Поклажедателю наличие документов о сертификации склада на предмет возможности хранения СЗР. Место хранения препаратов должно быть ограждено от природных воздействий и доступа посторонних лиц.

Транспортировка автомобильным транспортом должна осуществляться при соблюдении условий температурного режима хранения СЗР и обеспечивать сохранение их первоначальных свойств и качеств. Протечки и разливы препаратов в процессе транспортировки должны быть исключены. Перевозка СЗР должна осуществляться на поддонах и в вертикальном положении тары.