Стандарт работы юридического отдела и СБ

Стандарт работы юридического отдела и службы экономической безопасности АХП

Стандарт работы юридического отдела и службы экономической безопасности АХП (далее – Стандарт) устанавливает процедурные и организационные основы проверки контрагентов Поставщика, договорной работы, оформления документов и работы с дебиторской задолженностью при продвижении, реализации и применении СЗР Дистрибьюторами и АХП.

Целью настоящего Стандарта является формирование единой системы продвижения, реализации и применения СЗР и единых стандартов деятельности АХП и ее Дистрибьюторов, в связи с чем соблюдение требований данного Стандарта является обязательным для всех Дистрибьюторов АХП.

Закрепленные в Стандарте правила и рекомендации, соблюдаемые АХП в работе со своими клиентами (далее также – контрагенты, покупатели), должны равным образом применяться Дистрибьютором при продвижении и продаже СЗР его клиентам. Таким образом, используемый в данном Стандарте термин «Поставщик» относится как к самому АХП, так и к Дистрибьютору, планирующему или осуществляющему продвижение и реализацию СЗР клиентам.

Проверка контрагентов

1.1. Проверка должна производиться Поставщиком в отношении всех контрагентов:

до момента заключения договора поставки;
повторно до момента отгрузки СЗР и непосредственно перед наступлением срока оплаты;
систематически (не реже одного раза в два месяца), если договор поставки предусматривает длительную отсрочку платежа за поставленные СЗР.

Проверка осуществляется без исключений по каждому контрагенту, даже несмотря на то, что между Поставщиком и контрагентом на момент проверки уже могли сложиться доверительные партнерские взаимоотношения.

Проверка может проводиться как посредством специализированных закрытых информационных баз (чаще всего платных), так и открытой информации, которую необходимо собрать (обновить) по каждому контрагенту.

1.2. В первую очередь, Поставщику надлежит собрать общие сведения о контрагенте.

Такую информацию можно получить из следующих информационных ресурсов: http://egrul.nalog.ru/ (выписка из ЕГРЮЛ), https://zachestnyibiznes.ru/ , https://online.sbis.ru/# и на аналогичных сайтах.

В собранных данных, прежде всего, следует обратить внимание на то, не прекращена ли деятельность контрагента, достоверны ли сведения о юридическом адресе, кто является единоличным исполнительным органом (директором, генеральным директором и пр.), по возможности, установить последнюю редакцию учредительных документов.

1.3. Далее, с помощью информационных баз по типу https://zachestnyibiznes.ru/ и https://online.sbis.ru/# необходимо выявить лиц, взаимосвязанных с контрагентом и его единоличным исполнительным органом и/или учредителями, и, в частности, установить, в каких еще организациях учредителем и руководителем являются руководитель и учредитель проверяемого лица.

1.4. Выявленных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и непосредственно контрагента Поставщику надлежит проверить на предмет наличия в отношении них судебных дел и долгов. В первую очередь здесь следует провести проверку на факты наличия в отношении контрагента вступившего в силу решения судебных органов о признании его несостоятельным или производства по делу о несостоятельности (банкротстве), а также иных существенных фактов, как то: проводится ли процедура ликвидации, имеются ли судебные споры, а также факты неисполнения контрагентом денежных и налоговых обязательств и вступивших в силу решений судов.

Информационные ресурсы для установления наличия указанных обстоятельств:

Также можно проверить наличие заложенного движимого имущества:

https://www.reestr-zalogov.ru/search/index.

Если у Поставщика имеются сведения о собственном недвижимом имуществе проверяемого лица, установить наличие ограничений можно на следующем ресурсе: https://rosreestr.ru/wps/portal/online_request.

1.5. Кроме удаленной проверки контрагента желателен выезд на место осуществления деятельности юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, где помимо переговоров с клиентом возможно выяснить у третьих лиц (соседи, работники, иные организации) дополнительные сведения, например, как давно потенциальный контрагент ведет бизнес, своевременно ли выплачивается заработная плата и т.п.

Оценка выявленных Поставщиком отрицательных факторов в отношении потенциального контрагента и принятие решения о возможности заключения договора поставки осуществляются индивидуально в каждом конкретном случае в совокупности с иными факторами и планируемыми условиями поставки. Между тем при наличии отрицательных факторов Поставщику с целью сокращения рисков рекомендуется заключать договор поставки с таким контрагентом только на условия 100% предоплаты приобретаемых СЗР.

1.7. До или после проверки имеющейся информации при отсутствии в ней отрицательных факторов Поставщику необходимо истребовать у контрагента следующий минимальный пакет документов (при их наличии):

— Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, или Лист записи, подтверждающий факт внесения записи о создании юридического лица/регистрации физического в качестве индивидуального предпринимателя;

Свидетельство о постановке на налоговый учет;
Устав юридического лица;
Решение (протокол) о создании юридического лица;
Решение (протокол) и приказ о назначении единоличного исполнительного органа или договор управления, если управление юридическим лицом осуществляет управляющая организация;
Доверенность на представителя юридического лица в случае подписания договора по доверенности (заверенная копия или оригинал);
Информационное письмо (форма №26.2-7) о применении упрощенной системы налогообложения.

1.8. Для обеспечения достоверности подписи контрагента на документах Поставщику настоятельно рекомендуется обеспечить присутствие своих специалистов при подписании договора или иных документов со стороны контрагента. До подписания договора также необходимо удостовериться в личности лица, подписывающего документы, по возможности снять копию (сфотографировать) паспорта и/или водительского удостоверения. Данные меры необходимы во избежание факта подписания договора или иных документов неуполномоченным на то лицом. Так нередко подпись вместо руководителя ставит главный бухгалтер или иное лицо, что в последующем дает возможность контрагенту оспорить подлинность подписи и признать сделку недействительной или незаключенной.

Заключение договора поставки

2.1. Договор поставки является основным документом, в котором закрепляются все существенные условия и договоренности Поставщика и покупателя по вопросу поставки СЗР.

Поставщику рекомендуется заключать Договор поставки по форме, разработанной АХП.

Заключение Договора по форме АХП предоставляет ряд преимуществ:

договорная неустойка в размере 0,1% за каждый день просрочки оплаты стоимости СЗР. Без договора по умолчанию в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации неустойка составляет 1/360 ставки рефинансирования, то есть около 0,02% за день просрочки;
установление договорной подсудности по месту нахождения Поставщика, что в случае возникновения спора между Поставщиком и покупателем и передачи спора на рассмотрение в суд позволит избежать расходов на командировку специалиста в суд по месту нахождения ответчика (должника);
детализированный порядок приемки и порядок определения качества СЗР особенно необходим при возникновении спора о качестве товара;
возможность распределения стоимости отгрузки между Поставщиком и покупателем.

Наличие договора поставки необходимо при проведении совместных проверок налоговой инспекции.

Важно!

Обращаем внимание Дистрибьюторов, что договор поставки является необходимым документом и обязателен для представления по указанию АХП при наличии дебиторской задолженности, споров о нарушении территории продаж или коммерческой политики.

2.2. Сведения, которые необходимо отразить в заключаемом договоре поставки:

1) реквизиты контрагента: наименование, адрес, ИНН, КПП, ОГРН, расчетный счет, банк контрагента;

2) должность руководителя (директор, генеральный директор, президент, председатель и т.п.);

3) ФИО руководителя;

4) если лицо, подписывающее договор поставки, действует не на основании устава (исполнительный либо коммерческий директор, либо руководитель филиала), то номер и дату выдачи доверенности или иного документа, подтверждающего наличие полномочий для заключения договора (необходимо получить и саму доверенность или иной документ (копию));

5) вид налогообложения организации (с НДС или без НДС);

6) наименование, количество, цена за единицу приобретаемых СЗР;

7) сроки поставки СЗР;

8) условия отгрузки:

самовывоз (выборка со склада Поставщика): в таком случае указывается франко-склад Поставщика и адрес склада, откуда производится выборка СЗР;
доставка до склада покупателя: доставка и адрес склада покупателя, куда отгрузят СЗР;
указание о распределении расходов на доставку СЗР – возможно возложить оплату как на покупателя, так и на Поставщика, либо распределить равномерно;
если СЗР сдаются перевозчику для доставки, то желательно указать данные перевозчика;

9) порядок оплаты СЗР (размер оплаты, сроки);

10) способы связи с покупателем и контактные лица (адрес электронной почты, телефон, факс);

11) обязательство покупателя придерживаться Коммерческой политики АХП с целью недопущения демпинга цен с дублированием мер ответственности (в случае реализации субдистрибьютору или лицу, которое не является конечным потребителем) и запрет на реализацию и применение СЗР АХП за пределами закрепленной за Дистрибьютором Территории.

2.3. При продаже СЗР в товарный кредит Поставщику в обеспечение обязательств покупателя по оплате приобретаемых СЗР следует заключать договоры поручительства с руководителем, учредителем или главным бухгалтером контрагента на каждую отгрузку в течение срока действия договора поставки и/или заключить договоры залога имущества покупателя с последующей подачей информации в реестр через нотариуса, если таковое имеется. При этом оба способа обеспечения обязательств могут применяться одновременно, наличие одного не исключает другого. Однако оформление залога имущества является более сложной процедурой, требующей большего запаса времени, чем оформление поручительства. В случае если кредитуемая организация не является самостоятельной, целесообразно заключить договор поручительства с головной организацией.

Передача товарно-материальных ценностей и оформление документов

При передаче (выдаче) товарно-материальных ценностей покупателю Поставщику необходимо обращать внимание на следующее.

3.1. В части доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

— Лицо, выдавшее (подписавшее) доверенность от имени организации-получателя. Иногда доверенность может быть выдана исполнительным либо коммерческим директором, либо руководителем филиала, которые не являются лицами, уполномоченными на выдачу доверенностей от имени организации, в таком случае доверенность всегда является ничтожной, только если не заверена нотариусом. Подобные факты нередки в судебной практике.

— Соответствие паспортных данных лиц, указанных в доверенности фактическим паспортным данным этих лиц (могут быть указаны данные старого паспорта – доверенность оформляется работниками бухгалтерии, которые не всегда извещаются о смене паспорта).

— Дата выдачи доверенности. Дата выдачи доверенности является ее необходимым реквизитом. Без указания даты выдачи любая доверенность является ничтожной. Встречается редко, но не исключено.

— Срок выдачи доверенности. При подписании документов необходимо обязательно удостовериться, что срок, на который доверенность выдана, не истек.

— Указание на подлежащий получению товар и его количество.

Важно!

При наличии какого-либо из описанных выше нарушений в части оформления доверенности на получение ТМЦ, представителю Поставщика не следует передавать СЗР лицу, которому выдана такая доверенность.

3.2. В части товарной накладной.

В товарной накладной всегда должны быть проставлены подписи уполномоченных представителей принимающей СЗР стороны, печать и дата подписания. Наличие одной печати не подтверждает факт получения СЗР.
В товарной накладной надлежит сверить дату подписания накладной с периодом действия доверенности (если товарную накладную подписывает лицо, которое действует по доверенности).
Необходимо исключить случаи выдачи СЗР без оформления какого-либо документа, подтверждающего факт передачи. Если нет возможности подписать товарную накладную, но есть товарно-транспортная накладная, то представителю Поставщика, передающему СЗР покупателю, следует подписать товарно-транспортную накладную у получающего СЗР лица. Если отсутствуют какие-либо передаточные или товаросопроводительные документы, но СЗР требуется передать срочно, рекомендуется составить акт приема-передачи СЗР «от руки», где необходимо указать, когда, кто и от какой организации получил от кого/какой организации какую продукцию и по какой цене. Данный документ уже позволит установить факт получения контрагентом СЗР. В последующем такой акт необходимо заменить на надлежащим образом оформленную товарную накладную.

Работа с дебиторской задолженностью

4.1. Поставщику следует производить мониторинг сроков платежей по договорам поставки и предварительное оповещение клиента о наступлении даты платежа.

4.2. Порядок работы Поставщика:

4.2.1. устное информирование клиента о приближении даты платежа по договору поставки;

4.2.2. оповещение покупателя о просроченной дебиторской задолженности;

4.2.3. устное информирование клиента о просрочке даты платежа и возможности рассчитаться в срок до 14 рабочих дней с даты платежа, обозначенной в договоре поставки;

4.2.4. предварительная договоренность с клиентом о гарантийном письме и о сроке полного погашения задолженности, указанного в нем;

4.2.5. информация о текущих делах клиента (с его слов, с указанием причин неоплаты);

4.2.6. проверка складов покупателя на предмет наличия СЗР;

4.2.7. получение от покупателя документов, подтверждающих его долг перед Поставщиком:

гарантийное письмо, подписанное клиентом с указанием срока погашения задолженности;
акт сверки, подписанный клиентом;

4.2.8. формирование и выставление клиенту претензии (в Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации введен обязательный претензионный порядок за 1 месяц до даты подачи искового заявления в арбитражный суд);

4.2.9. по договоренности между Поставщиком и покупателем возможно заключение дополнительного соглашения к договору поставки с особыми условиями, позволяющими покупателю погасить задолженность во внесудебном порядке (график платежей, поручительство, динамические цены и т.д.);

4.2.10. анализ, формирование и подача искового заявления о взыскании задолженности в суд. Требуемые документы:

договор поставки (оригинал);
первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, акты сверки и т.п.)
переписка с клиентом, доказательства направления покупателю претензии;
документ, подтверждающий оплату госпошлины за рассмотрение судебного дела.

4.2.11. Рассмотрение спора в суде и получение исполнительного листа или заключение мирового соглашения.

4.3. Направление претензии, подача искового заявления в суд и подача исполнительного листа судебным приставам-исполнителям на исполнение не должны прерывать общение с должником, (в том числе посредством выезда к нему). Необходимо регулярно узнавать у него новую информацию, напоминать об имеющейся задолженности, обсуждать график и способы погашения задолженности, узнавать о возможности погашения задолженности неденежными способами.

4.4. Работа с приставами-исполнителями не должна ограничиваться подачей исполнительного листа, необходимо оказывать ему содействие по представлению сведений об имеющемся имуществе (если не достигнута договоренность с должником о прямой передаче имущества), должны приниматься меры по увеличению заинтересованности пристава во взыскании (как положительные, так и отрицательные меры воздействия).

Меры воздействия на должника и пристава должны быть регулярными, не менее двух контактов в неделю.

4.5. Дистрибьютор при наличии задолженности перед АХП, возникшей по причине нарушения его контрагентами сроков оплаты СЗР, обязан по требованию АХП предоставить документы, подтверждающие факт заключения договора поставки, передачи СЗР покупателю и нарушения сроков оплаты стоимости СЗР покупателем, а также предоставить доступ на склад для проведения ревизии товарных остатков.